У бізнесі нам часто потрібно прискорити розмови та операції з клієнтами.Але деякі ярлики розмов просто не слід використовувати.

Завдяки тексту акроніми та абревіатури сьогодні поширені як ніколи.Ми майже завжди шукаємо ярлик, незалежно від того, чи ми листуємося електронною поштою, спілкуємося в онлайн-чаті, спілкуємося з клієнтами чи пишемо їм повідомлення.

Але скорочена мова криє в собі небезпеку: у багатьох випадках клієнти та колеги можуть не зрозуміти коротшу версію, що спричиняє неправильне спілкування та втрачає можливості створити чудовий досвід.Клієнти можуть відчувати, що ви говорите вище, нижче або навколо них.

На діловому рівні «текстова розмова» виглядає непрофесійно майже в усіх ситуаціях, окрім дружніх жартів по мобільному телефону.

Насправді погано написане спілкування з клієнтами та колегами може навіть поставити під загрозу кар’єру, показало опитування Center for Talent Innovation (CTI).(Примітка: якщо вам потрібно використовувати абревіатури, попереднє речення є прикладом того, як це правильно робити. Посилайтеся на повне ім’я під час першого згадування, вставте акронім у дужки та використовуйте цей акронім у решті письмового повідомлення.)

Отже, коли мова йде про спілкування з клієнтами через будь-який цифровий канал, ось чого слід уникати:

Строго текстове спілкування

З розвитком мобільних пристроїв і текстових повідомлень з’явилося багато так званих слів.Оксфордський словник англійської мови розпізнає деякі поширені текстові скорочення, такі як LOL і OMG.Але це не означає, що вони підходять для ділового спілкування.

Уникайте цих найпоширеніших скорочень у будь-якому електронному спілкуванні:

• До речі – «До речі»
• LOL – «Голосно сміятися»
• U – «Ти»
• OMG – «О мій Боже»
• THX – «Дякую»

Примітка: оскільки FYI існував у діловому спілкуванні задовго до текстових повідомлень, здебільшого це все ще прийнятно.Крім цього, просто сформулюйте те, що ви дійсно хочете сказати.

Неоднозначні терміни

Скажіть або напишіть якомога швидше, і 99% людей зрозуміють, що ви маєте на увазі «якнайшвидше».Хоча його значення загальнозрозуміле, насправді воно означає дуже мало.Думка однієї людини про ASAP майже завжди відрізняється від думки людини, яка це обіцяє.Клієнти завжди очікують, що якнайшвидше буде швидше, ніж ви можете надати.

Те саме стосується EOD (кінець дня).Ваш день може закінчитися набагато раніше, ніж у клієнта.

Ось чому слід уникати ASAP, EOD та інших неоднозначних абревіатур: NLT (не пізніше) та LMK (дайте мені знати).

Жаргон компанії та галузі

«ASP» (середня ціна продажу) може бути таким же популярним на вашій роботі, як слова «обідня перерва».Але це, ймовірно, не має жодного значення для клієнтів.Будь-які звичні для вас жаргони та абревіатури — від описів продуктів до органів державного нагляду — часто чужі для клієнтів.

Уникайте використання жаргону під час розмови.Однак, коли ви пишете, можна дотримуватися правила, яке ми згадували вище: промовте його вперше, поставте абревіатуру в дужках і використовуйте абревіатуру, коли згадуватимете пізніше.

Що робити

Мова скорочень — абревіатури, абревіатури та жаргон — у текстових повідомленнях і електронній пошті допустима в обмеженій кількості ситуацій.Просто пам’ятайте про ці вказівки:

Пишіть тільки те, що говорите вголос.Ви б лаялися, сказали LOL або поділилися чимось конфіденційним чи особистим з колегами чи клієнтами?Напевно ні.Тож тримайте ці речі подалі від письмового професійного спілкування.

Слідкуйте за своїм тоном.Ви можете бути дружніми з клієнтами, але, швидше за все, не друзями, тому не спілкуйтеся, як зі старим приятелем.Крім того, ділове спілкування має завжди звучати професійно, навіть коли воно відбувається між друзями.

Не бійся дзвонити.Ідея текстових повідомлень і, в більшості випадків, електронної пошти?Стислість.Якщо вам потрібно передати більше ніж одну думку або кілька речень, вам, мабуть, варто зателефонувати.

Визначте очікування.Повідомте клієнтам, коли вони можуть очікувати від вас текстових і електронних відповідей (тобто ви відповідатимете у вихідні чи в неробочий час?).

Копіювати з ресурсів Інтернету